Verkeerde inzet personeel leidt tot nog meer personeelstekort.

In het gelinkte artikel van de NOS staan, volkomen terecht, 6 oorzaken van personeelstekort.

https://nos.nl/artikel/2440392-achilleshiel-van-maatschappij-zes-oorzaken-van-personeelstekort

Ziekteverzuim is een van de genoemde oorzaken in het artikel, waarbij de werkdruk voor de achterblijvers vaak automatisch wordt verhoogd.  Des te triester is dat de top 3 van sectoren waar het verzuim het hoogst is allen gerelateerd zijn aan de zorg, een sector die toch al last heeft van tekorten.

Maar het artikel gaat niet in op een ander fenomeen; verkeerde inzet of verkeerd plannen van personeel leidt tot nog meer personeelstekort. Mensen ervaren extra werkdruk en impact op hun privéleven wat een additionele uitstroom geeft en een verhoogd ziekteverzuim.

Er zijn 3 oorzaken te onderscheiden voor het “verkeerd” inplannen of inzetten van personeel;

  1. De “beste” combinatie van personeel, gereedschap, client, ruimtes, machines, transport, bekwaamheden, bevoegdheden etc. is door de vele mogelijkheden en combinaties niet goed te maken door de mens
  2. Het (noodgedwongen) loslaten van spelregels zoals contracten, reistijd, werktijd, cao’s, vaak veroorzaakt door krapte maar ook door onvoldoende inzicht in de mogelijkheden en combinaties
  3. Het ontbreken van een adequate planningsmethodiek en/of software

In veel gevallen veroorzaakt dit een vicieuze cirkel van verzuim en tekort dat wordt opgevangen door (structureel) overwerk van anderen die hierdoor op hun beurt worden overbelast met alle kans van nog meer uitval en verloop.

Structurele onderbezetting is echter niet op te lossen anders dan met personeel aan te nemen, maar wanneer weet je zeker dat dit aan de hand is? Is er inderdaad een onderbezetting of wordt een deel veroorzaakt door de combinaties van personeel, bekwaamheden en materieel die de planner heeft gemaakt?  Begrijp me goed, dit heeft niet (volledig) met de vaardigheden van de individuele planner te maken maar wel met de beperkte mogelijkheden die we als mens hebben om dergelijke complexe puzzels te kunnen overzien. Wellicht dat er andere combinaties zijn waardoor de structurele onderbezetting minder wordt of zelfs verdwijnt.

Zelfs bij structurele onderbezetting is het nog mogelijk om een aantal strategische keuzes, (wat kan nog wel?) te maken, maar hier ontbreekt het vaak aan het juiste gereedschap om scenario’s uit te werken en te vergelijken.

Om je personeel op de juiste manier in te zetten en in te plannen zijn er een aantal dingen nodig. Allereerst zal het werkelijke probleem goed in beeld moeten worden gebracht, is het inderdaad onderbezetting en geldt dat dan over de gehele linie of ontbreekt het op bepaalde vaardigheidsgebieden aan bekwaamheid? Daarnaast ontbreekt het vaak aan bewustzijn bij de planners dat bepaalde keuzes gevolgen hebben voor het totaal en als er zaken veranderen dat je dan eigenlijk volledig moet her-plannen om sub optimalisaties te voorkomen. Goed opgeleide planners maar ook een planningstool of software die de planner kan ondersteunen bij het maken van deze complexe keuzes zijn een onderdeel van de oplossing.

Goed plannen lost je personeelstekort wellicht niet helemaal op maar helpt zeker om de gevolgen te beperken en het beste uit je personeel en proces te halen met alles wat je wel beschikbaar hebt!

Meer weten

Heeft u vragen en/of wilt u hier meer over weten? Neem dan contact op met Sven den Boer. Bel naar 085-2012161, of stuur een mail naar sven.denboer@projectsone.nl