Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026

ProjectsOne hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

ProjectsOne is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

ProjectsOne
Niels Bohrweg 121
3542 CA Utrecht
KvK: 34272285
E-mail: info@projectsone.nl
Telefoon: 085 – 20 12 16
Website: www.projectsone.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u contact met ons heeft of van onze diensten gebruikmaakt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • voor- en achternaam;
  • e-mailadres en telefoonnummer;
  • adres, postcode en woonplaats;
  • bedrijfsnaam en gegevens van een contactpersoon;
  • gegevens die u invult in het contactformulier;
  • gegevens over een aanvraag, offerte of inschrijving;
  • gegevens over de training of opleiding waarvoor u zich inschrijft;
  • factuur- en administratieve gegevens;
  • gegevens over deelname aan trainingen, examens en certificering;
  • gegevens die nodig zijn voor een hotelreservering in verband met een training of bijeenkomst;
  • informatie die u zelf in een opmerkingen- of berichtveld aan ons verstrekt;
  • technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van onze website.

Wij vragen alleen gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering.

3. Contact opnemen met ProjectsOne

Wanneer u via onze website, per e-mail of telefonisch contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag of verzoek te beantwoorden.

Via het contactformulier op onze website vragen wij bijvoorbeeld om uw naam, e-mailadres en uw bericht.

Wij gebruiken deze gegevens om contact met u op te nemen en uw vraag, informatieaanvraag of verzoek af te handelen.

4. Inschrijven voor trainingen en opleidingen

Wanneer u zich inschrijft voor een training of opleiding, verwerken wij gegevens die nodig zijn om uw inschrijving en deelname te organiseren.

Het kan daarbij gaan om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, contact- en adresgegevens, gewenste training of startdatum en het aantal deelnemers.

Wanneer u namens een organisatie een in-companytraining of offerte aanvraagt, kunnen wij daarnaast gegevens verwerken die nodig zijn om de aanvraag, offerte en eventuele overeenkomst af te handelen.

5. Examens en certificering

Wanneer u deelneemt aan een examen of certificeringstraject kunnen wij aanvullende gegevens verwerken die nodig zijn voor het organiseren, beoordelen en administreren van het examen of certificeringstraject.

Daarbij kan het onder andere gaan om:

  • identificatie- en contactgegevens;
  • deelname aan trainingen en examens;
  • examenresultaten;
  • beoordelingen;
  • informatie over uitgevoerde projecten indien dit onderdeel is van de certificering;
  • gegevens over behaalde certificaten.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de uitvoering en administratie van het betreffende opleidings-, examen- of certificeringstraject en voor zover nodig om achteraf te kunnen vaststellen welke certificering is behaald.

6. Hotelreserveringen

Voor sommige trainingen, opleidingen of bijeenkomsten kan ProjectsOne gegevens verzamelen die nodig zijn voor het aanvragen of organiseren van een hotelverblijf.

Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om naam, e-mailadres, telefoonnummer, kamertype, aantal personen, aankomst- en vertrekdatum, alternatieve data en eventuele opmerkingen.

Wanneer wordt gevraagd naar het aantal kinderen onder 18 jaar, gebruiken wij deze informatie uitsluitend voor het samenstellen van de reservering. Wij vragen hiervoor via het betreffende formulier geen namen of andere persoonsgegevens van de kinderen.

7. Facturatie en administratie

Wanneer u of uw organisatie klant bij ons wordt, verwerken wij gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiële en administratieve verplichtingen.

Dit kunnen onder andere naam, bedrijfsnaam, adresgegevens, contactgegevens, factuurgegevens en informatie over de geleverde dienst zijn.

Gegevens waarvoor een wettelijke fiscale bewaarplicht geldt, bewaren wij gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn.

8. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op:

Uitvoering van een overeenkomst
Bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor een training of wanneer wij een opdracht voor u uitvoeren.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld voor gegevens die wij op grond van fiscale wetgeving moeten bewaren.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor normale zakelijke communicatie, relatiebeheer en het beveiligen en verbeteren van onze dienstverlening, voor zover uw privacybelang niet zwaarder weegt.

Toestemming
Wanneer voor een specifieke verwerking toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf. U kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.

Een organisatie moet voor iedere verwerking een passende AVG-grondslag bepalen en deze kunnen onderbouwen.

9. Websiteformulieren en e-mail

ProjectsOne maakt op de website gebruik van WPForms voor onder andere contactformulieren en inschrijfformulieren.

Gegevens die via deze formulieren worden verzonden, kunnen worden opgeslagen in de beveiligde WordPress-omgeving van ProjectsOne. Daarnaast kunnen formuliergegevens per e-mail worden doorgestuurd naar ProjectsOne.

Voor het verzenden van e-mail vanaf de website maakt ProjectsOne gebruik van een SMTP-maildienst. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de e-mailinfrastructuur van TransIP.

Wij gebruiken de gegevens uit websiteformulieren uitsluitend voor het doel waarvoor het betreffende formulier is ingevuld en voor de daarmee samenhangende administratie en communicatie.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

ProjectsOne verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering of voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan:

  • hosting- en IT-dienstverleners;
  • e-maildienstverleners;
  • leveranciers van website- en softwaresystemen;
  • administratieve en financiële dienstverleners;
  • partijen die betrokken zijn bij trainingen, examens of certificering;
  • hotels of andere dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor een door u aangevraagde reservering of dienstverlening.

Wanneer een externe partij namens ProjectsOne persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming en beveiliging van deze gegevens.

11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

ProjectsOne bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Wij hanteren als uitgangspunt:

  • contactaanvragen: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij de correspondentie onderdeel wordt van een klantrelatie of overeenkomst;
  • niet-doorgegane offerte- en informatieaanvragen: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
  • gegevens over trainingen en deelnemers: maximaal 5 jaar na afloop van de training, tenzij gegevens langer nodig zijn voor certificering, administratie of een wettelijke verplichting;
  • examen- en certificeringsgegevens: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om behaalde resultaten en certificeringen te kunnen aantonen;
  • hotelreserveringsgegevens: maximaal 1 jaar na het betreffende verblijf, tenzij gegevens onderdeel zijn van de financiële administratie;
  • gegevens in de financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn;
  • websiteformulierinzendingen: overeenkomstig het doel van het formulier en bovenstaande termijnen.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens, tenzij wij deze op grond van de wet langer moeten bewaren.

De AVG schrijft niet één algemene bewaartermijn voor. Een organisatie moet zelf passende termijnen bepalen, deze kunnen onderbouwen en gegevens verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn. De AP adviseert de concrete termijnen ook in de privacyverklaring te vermelden.

Let op voor ProjectsOne: deze voorgestelde termijnen moeten jullie intern ook daadwerkelijk gaan toepassen. De WPForms-inzending uit 2023 die we zagen, maakt het bijvoorbeeld verstandig om periodiek oude formulierinzendingen op te schonen.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

ProjectsOne neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

De toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

13. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren.

Wanneer wij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, vragen wij deze toestemming voordat deze worden geplaatst.

Informatie over de gebruikte cookies en eventuele analytische of marketingdiensten kan afzonderlijk worden toegelicht in ons cookiebeleid of via de cookie-instellingen op onze website.

Dit onderdeel zou ik voorlopig zo houden. Uit de pluginlijst konden we niet betrouwbaar vaststellen dat bijvoorbeeld Google Analytics, Meta Pixel of LinkedIn Insight Tag actief is. Die partijen zou ik daarom nu niet zomaar in de privacyverklaring opnemen.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer een door ProjectsOne gebruikte dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

ProjectsOne neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, waaronder profilering.

16. Uw privacyrechten

Wanneer ProjectsOne persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u verschillende privacyrechten. Afhankelijk van de situatie heeft u onder andere het recht op:

  • inzage in uw persoonsgegevens;
  • correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens;
  • verwijdering van uw persoonsgegevens;
  • beperking van de verwerking;
  • overdracht van uw gegevens;
  • bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
  • intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar info@projectsone.nl.

Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken wanneer dat noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek.

17. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop ProjectsOne met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:

ProjectsOne
E-mail: info@projectsone.nl
Telefoon: 085 – 20 12 16

Zie hiervoor ook onze klachtenregeling

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

ProjectsOne kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsvoering, gebruikte systemen of wet- en regelgeving veranderen.